L’écrivain et le bibliothécaire



Dans la vie réelle, c’est rarement le cas. Mais sur l’ordinateur, vous êtes tantôt celui qui produit le contenu, tantôt celui qui l’archive. Prenons un exemple, vous écrivez une lettre à votre agent d’assurance pour lui signifier un sinistre, vous êtes l’écrivain. C’est vous qui rédigez la lettre dans votre logiciel de traitement de texte. Une fois ce travail terminé, vous voulez en garder un exemplaire dans votre ordinateur au cas où, vous troquez votre casquette d’écrivain contre celle du bibliothécaire. Sur votre ordi, c’est vous qui faites les deux. Ecrire, passe encore, même si vous ne maîtrisez pas complètement toutes les subtilités de la mise en page et de la mise en forme.

Là où le bât blesse, c’est lorsque vous devez ranger cette lettre dans votre ordinateur. Vous n’avez pas encore bien compris la méthodologie de classement. Alors vous enregistrez n’importe où et surtout sous n’importe quel nom. Et là, quand vous voulez y revenir 4 mois plus tard, vous ne la retrouvez plus.

Il y a deux possibilités pour y remédier:

  • la solution du moteur de recherche interne à Windows. Sous Windows 10, on le trouve sous forme de loupe, en bas à gauche de l’écran. C’est le sparadrap après le bobo.

Ici, la recherche sur le mot « Enveloppe », en bas à gauche de l’écran a donné un résultat matérialisé dans la colonne de droite. C’est un PDF et on sait qu’il est stocké dans « C:\Users\Jean\Desktop », c’est à dire sur le bureau de l’utilisateur. Cette méthode ne fonctionne que si on se rappelle, à peu près, comment s’appelle le fichier. Par sûr que vous vous en rappeliez 5 mois plus tard, surtout si comme vos autres fichiers, il s’appelle « document3 » ou « document24 ». Si le nom donné n’est pas explicite au moment de l’enregistrement, vous avez peu de chance de le retrouver.

  • en fait, c’est a priori, au moment de l’enregistrement qu’il ne faut pas se louper. Pas évident, si jamais personne ne vous a appris. Au moment de garder une copie du fichier sur votre ordinateur, il faut cliquer dans Fichier > Enregistrer sous… Voir cet article. En réalité, le plus simple pour enregistrer une lettre à votre assureur est de la mettre dans le dossier système « Documents » (par opposition aux dossiers utilisateur, les dossiers système ne peuvent pas et ne doivent pas être modifiés). Ci-après la fenêtre « Enregistrer sous » de Microsoft Word :

On remarquera ici :

  • l’intitulé « Enregistrer sous » dans la barre horizontale de couleur Orange en haut de la fenêtre
  • en dessous, le chemin de fer : Ce PC > Documents (nous sommes bien dans les documents), ce qui est confirmé par le surlignage gris du mot « Documents » dans la colonne à gauche. Il vous suffit de cliquer sur n’importe lequel des intitulés de gauche pour enregistrer dans le dossier correspondant. Attention, toutefois, mieux vaut classer la lettre à votre assureur dans le dossier système prévu à cet effet, le dossier « Documents » que n’importe quel autre sensé contenir des fichiers d’autre nature (photos, musique, vidéos)
  • vient ensuite, en bas, le champ « nom de fichier », ici « fichier.docx ». Pour bien faire, la meilleure manière de dénommer un fichier est de mettre la date puis l’objet du document. Par exemple ici : « 2019-12-01 Dégât des eaux.docx ». Pour une image, « 2018-06-23 Crète 01.jpg ». La date est importante, car c’est un moyen supplémentaire pour retrouver un fichier si vous avez oublié son nom mais vous rappelez à peu près à quel moment vous l’avez classé dans l’ordinateur ou pour des photos, à quel moment elles ont été prises. Pourquoi la date dans ce sens là (ce n’est pas parce que c’est le système anglo-saxons, quoi qu’ils soient très pragmatiques), c’est tout simplement parce qu’en matière de classement, on donne la priorité aux années avant les mois et les mois avant les jours ; sans quoi le 13-06-2019 sera classé avant le 14-02-2018.
  • puis, tout en bas, les deux boutons « Enregistrer » et « Annuler », voir article cité plus haut.

Pour retrouver ce fichier, depuis l’explorateur windows, il vous suffira de cliquez sur « Documents » dans la colonne de gauche et de chercher à « 2019-12-01 Dégât des eaux.docx ». Un double clic sur cet intitulé pour ouvrir le fichier. Attention, le classement en informatique est alphanumérique : la priorité est donnée aux chiffres de 0 à 9, puis viennent les lettres de l’alphabet de a à z.

Icône d’accès à l’Explorateur Windows dans la barre de lancement rapide en bas à gauche de votre écran. Cette icône majoritairement jaune représente un dossier classé horizontalement surmonté d’une étiquette en haut à gauche comme pour dire ce que contient le dossier. L’Explorateur Windows est le grand archiviste de votre ordinateur ; il n’y a aucun dossier, aucun fichier, aucune ressource interne (disques durs ou CD/DVD) ou externes (disques externes, disques réseau, clé USB) qu’on ne puisse voir dans l’Explorateur Windows.

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